K2 · Trình bày và viết rõ ràng › Bậc 2 Bắt đầu

Viết email công việc có một mục đích và một đề nghị rõ

15 phút · Nhóm N2, N3 · Cập nhật 2026-11-14

1. Mục tiêu

• Viết tiêu đề email nói rõ việc gì và cần gì.
• Viết thân email theo 4 phần: chào, bối cảnh, đề nghị, hạn.

2. Khởi động truy xuất

Trả lời trước, rồi mở đáp án.

1. Danh sách việc 5 cột gồm những cột nào?
2. Tin nhắn báo sớm có 4 phần nào?

3. Giải thích

Người nhận email thường đọc rất nhanh. Nhiều người chỉ đọc tiêu đề và hai dòng đầu. Vì vậy, điều quan trọng nhất phải nằm ở đầu.

Quy tắc 1: một email, một mục đích. Nếu có hai việc khác nhau, hãy viết hai email. Gộp nhiều việc khiến người nhận dễ bỏ sót.

Quy tắc 2: tiêu đề nói việc gì và cần gì. So sánh hai tiêu đề:

Thêm "không cần trả lời" khi email chỉ để thông báo. Người nhận sẽ biết mình không phải làm gì.

Quy tắc 3: thân email theo 4 phần.

1. Chào: một dòng, đúng xưng hô.
2. Bối cảnh: 1–2 câu, đủ để người nhận hiểu mà không phải tìm email cũ.
3. Đề nghị: viết rõ bạn cần người nhận làm gì. Một câu, có động từ: duyệt, gửi, chọn, xác nhận.
4. Hạn: cần trước lúc nào, và vì sao nếu cần.

Kết thư bằng tên bạn. Đính kèm thì nói rõ trong thân email: "File báo giá đính kèm."

Trước khi bấm gửi, kiểm tra nhanh:

• Người nhận và người được CC (carbon copy, gửi đồng thời để biết) đã đúng chưa?
• Đã đính kèm file chưa?
• Đọc riêng tiêu đề và câu đề nghị, người nhận có biết phải làm gì không?

4. Ví dụ tại nơi làm việc Việt Nam

Tình huống giả định. Mai là thực tập sinh marketing ở một công ty nhỏ. Mai cần trưởng nhóm duyệt báo giá in 2.000 tờ rơi. Nhà in giữ giá đến hết thứ Năm.

Email của Mai:

Tiêu đề: Xin duyệt báo giá in tờ rơi – trước 15:00 thứ Năm

Chào anh Bình,

Em đã lấy báo giá in 2.000 tờ rơi cho chương trình khai trương. Nhà in giữ giá đến hết thứ Năm.

Anh duyệt giúp em báo giá đính kèm, hoặc góp ý nếu cần sửa ạ.

Nếu anh duyệt trước 15:00 thứ Năm, em kịp đặt in trong ngày.

Em Mai

Vì sao cách này tốt: Tiêu đề đã đủ để anh Bình biết việc và hạn. Câu đề nghị có động từ "duyệt". Lý do của hạn rất rõ.

5. Thực hành

Tình huống giả định. Bạn làm ở bộ phận hành chính. Bạn cần các trưởng bộ phận gửi danh sách người tham gia buổi đào tạo an toàn ngày 28. Bạn cần danh sách trước 17:00 ngày 21 để đặt phòng.

Hãy viết tiêu đề và thân email.

6. Tự kiểm tra

Chọn đáp án. Mỗi lựa chọn đều có giải thích.

7. Phản tư

1. Email gần nhất bạn viết có đọc riêng tiêu đề mà hiểu được không?
2. Câu đề nghị trong email đó có động từ rõ ràng không? Nếu chưa, bạn sẽ viết lại thế nào?

8. Áp dụng thật

Trong 7 ngày tới, với ba email công việc đầu tiên bạn gửi, hãy kiểm tra: tiêu đề có việc và hạn chưa, câu đề nghị có động từ chưa. Ghi lại một email bạn đã sửa trước khi gửi.

9. Siêu dữ liệu