K5 · Lập kế hoạch và giữ cam kết công việc › Bậc 2 Bắt đầu

Ghi lại việc được giao và báo sớm khi có thể trễ hạn

20 phút · Nhóm N2, N3 · Cập nhật 2026-11-13

1. Mục tiêu

• Ghi mỗi việc được giao thành một dòng gồm 5 cột: việc, kết quả, hạn, người giao, trạng thái.
• Viết tin nhắn báo sớm gồm 4 phần: tình trạng, lý do, phương án, đề nghị.

2. Khởi động truy xuất

Trả lời trước, rồi mở đáp án để kiểm tra.

1. Ba điểm hay bị thiếu khi nhận việc là gì?
2. Bốn bước xác nhận chỉ dẫn là gì?

3. Giải thích

Giữ cam kết trong công việc là một kỹ năng có thể luyện. Nó gồm hai phần: không quên việc và không im lặng khi có thể trễ.

Phần 1. Ghi mọi việc vào một nơi duy nhất. Trí nhớ không đáng tin khi bạn có nhiều việc. Hãy ghi ngay khi nhận việc. Chọn một nơi duy nhất: sổ tay, ứng dụng ghi chú hoặc bảng tính. Mỗi việc là một dòng, có 5 cột:

Trạng thái chỉ cần bốn loại: Chưa làm, Đang làm, Có nguy cơ trễ, Xong.

Xem lại danh sách hai lần mỗi ngày: đầu ngày để chọn việc làm trước, cuối ngày để cập nhật trạng thái.

Phần 2. Báo sớm khi thấy nguy cơ trễ. Báo càng sớm, người giao càng có nhiều lựa chọn. Họ có thể lùi hạn, thêm người, hoặc giảm phạm vi. Báo vào phút cuối thì gần như không còn lựa chọn nào.

Một tin nhắn báo sớm tốt có bốn phần:

1. Tình trạng: việc đang ở đâu, đã xong bao nhiêu.
2. Lý do: một câu, nói sự việc, không đổ lỗi.
3. Phương án: bạn đề xuất cách xử lý nào, có thể hai lựa chọn.
4. Đề nghị: bạn cần người giao quyết định hoặc hỗ trợ gì, trước lúc nào.

Tránh tin nhắn chỉ có lời xin lỗi. "Em xin lỗi, chắc em không kịp" khiến người giao phải tự hỏi thêm mọi thứ.

Khi nào là "sớm"? Ngay khi bạn thấy kế hoạch hiện tại không đủ để xong đúng hạn. Đừng chờ đến hôm hết hạn.

4. Ví dụ tại nơi làm việc Việt Nam

Tình huống giả định. Nam là nhân viên hành chính mới ở một văn phòng. Thứ Hai, chị Hà giao Nam tổng hợp chi phí tháng 10, hạn 16:00 thứ Sáu. Thứ Tư, Nam vẫn chưa nhận được số liệu của bộ phận kho.

Nam ghi trạng thái "Có nguy cơ trễ" và nhắn ngay hôm thứ Tư:

"Chị Hà ơi, em báo tiến độ bảng chi phí tháng 10. Tình trạng: em đã xong 4/5 bộ phận. Lý do: bộ phận kho chưa gửi số liệu, em đã nhắc hôm thứ Ba. Phương án: (1) em gửi bản 4 bộ phận đúng hạn, bổ sung kho sau. Hoặc (2) chị nhắc giúp kho để em xong đủ vào thứ Sáu. Đề nghị: chị chọn giúp em phương án trước trưa mai được không ạ?"

Vì sao cách này tốt: Chị Hà biết chuyện từ thứ Tư, còn hai ngày để xử lý. Tin nhắn có số liệu cụ thể. Nam đưa sẵn phương án, chị Hà chỉ cần chọn.

5. Thực hành

Tình huống giả định. Bạn làm ở một cửa hàng tiện lợi. Quản lý giao bạn kiểm kê kệ đồ uống, xong trước 17:00. Lúc 14:00, máy quét mã vạch bị hỏng. Kiểm bằng tay thì bạn ước tính đến 18:30 mới xong.

Hãy (1) ghi việc này thành một dòng 5 cột và (2) viết tin nhắn báo sớm cho quản lý.

6. Tự kiểm tra

Chọn đáp án. Mỗi lựa chọn đều có giải thích.

7. Phản tư

1. Hiện bạn đang ghi việc ở đâu? Có việc nào gần đây bạn suýt quên không?
2. Lần gần nhất bạn trễ hạn, bạn biết mình sẽ trễ từ lúc nào? Bạn đã báo vào lúc nào?

8. Áp dụng thật

Trong 7 ngày tới:

• Tạo danh sách việc 5 cột ở một nơi duy nhất. Xem lại đầu ngày và cuối ngày.
• Nếu có việc chuyển sang "Có nguy cơ trễ", hãy gửi tin nhắn báo sớm 4 phần.

Ghi vào nhật ký bằng chứng: bạn đã báo sớm việc gì, người giao chọn phương án nào.

Kỹ năng này liên quan đến phẩm chất trách nhiệm. Phần phẩm chất được bàn ở daynentang.com.

9. Siêu dữ liệu